Kontorsansvarig & VD-assistent

Vi söker en Kontorsansvarig/VD-assistent till ett konsultuppdrag hos en större organisation med verksamhet i Stockholm. Uppdraget är på heltid med start 19 oktober 2026 och pågår till 31 maj 2027, med möjlighet till förlängning. Rollen är huvudsakligen på plats i centrala Stockholm.

Om uppdraget

Det här är en bred och varierad roll där du kombinerar ansvar för kontoret med administrativt stöd till VD. Cirka 70 % av rollen är inriktad på kontorsansvar och 30 % på VD-assistans.

Du får en central funktion i organisationen och ansvarar för att den dagliga kontorsmiljön fungerar effektivt och professionellt. Samtidigt stöttar du VD och bidrar med struktur, framförhållning och koordinering i den dagliga verksamheten.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Ge administrativt stöd till VD och avlasta i den dagliga verksamheten.
• Planera och arrangera konferenser och evenemang för koncernledningen.
• Arbetsleda inhyrd receptions- och kontorspersonal.
• Ansvara för kontorsmiljö, lokaler och kontakt med interna och externa leverantörer.
• Hantera kontorsrelaterade upphandlingar och förvalta avtal.
• Samordna telefoni samt administrera och koordinera resebokningar.
• Hantera inkommande fakturor och kontera/attestera fakturor.
• Uppdatera intranät tillsammans med kommunikationsavdelningen.
• Ta fram underlag och förslag till budget för VD och styrelse.
• Ansvara för kontorets säkerhetsrutiner och fysisk arbetsmiljö.
• Administrera organisationens bilpool och cyklar.

Vi söker dig som

Har erfarenhet av en liknande bred roll som kontorsansvarig, Office Manager, Executive Assistant eller VD-assistent. Du är självgående, strukturerad och van att prioritera och fatta egna beslut i en miljö där arbetsuppgifterna kan förändras snabbt.

Du behöver kunna uttrycka dig mycket väl i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt, samt ha B-körkort.

Det är meriterande om du har erfarenhet av avtalshantering/förvaltning av kontorsrelaterade avtal samt tidigare erfarenhet som kontorsansvarig eller VD-assistent.

Vi söker framför allt en person som är prestigelös, serviceinriktad och proaktiv, med förmåga att ligga steget före och skapa struktur för både ledning och organisation.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.