Dokumentsamordnare till Quest Consulting

Uppdragsbeskrivning

Som samordnare ansvarar du för all program- och projektdokumentation. Du säkerställer att programmet arbetar i enlighet med organisationens riktlinjer för dokumenthantering. Rollen innebär funktionsansvar för programledningsplanen för dokumentstyrning samt tillhörande rutiner. Du administrerar behörigheter och mappstrukturer i dokumenthanteringssystemet för att möjliggöra säkert informationsutbyte mellan programmedlemmar samt interna och externa parter.

Du tillhandahåller utbildning i projektdokumentation för nya medarbetare och fungerar som programmets primära kontaktperson gentemot registrator och arkivarie. I rollen ingår att coacha och leda resurser inom dokumentationsfunktionen samt att vid behov stötta projekt med administration och diarieföring.

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och har förmåga att växla mellan helhetsperspektiv och detaljer. Du är självgående, kommunikativ och har en god social kompetens. Vidare har du en naturlig förmåga att identifiera och föreslå förbättringsmöjligheter i verksamhetens processer.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ansvara för att programmet och ingående projekt har ändamålsenliga rutiner för dokumenthantering.
• Informera och vägleda programmedlemmar i hantering av projektdokumentation.
• Agera administratör för programmets samtliga ytor och mappstrukturer i dokumenthanteringssystemet.
• Coacha och leda övriga resurser inom dokumentationsfunktionen.
• Ansvara för ärendenummerlistor och upprättande av nya ärenden i diariesystemet.
• Kvalitetssäkra hantering och namngivning av dokument utifrån fastställd dokumenthanteringsplan.
• Utföra diarieföring och samordna uppdateringar av dokumenthanteringsplanen.
• Hantera rensning och arkivering av projekt- och programytor.
• Vara organisationens länk till registrator och arkivfunktion.

Obligatoriska krav

• Högskoleutbildning alternativt genomgången KY-utbildning inom relevant område, till exempel ekonomi, byggnads- eller järnvägsingenjör, eller data- och informationsvetenskap.
• Minst 5 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete med dokumentsamordning i minst ett projekt/program inom offentlig förvaltning. Minst ett referensprojekt ska ha haft en budget på minst 500 MSEK.
• Minst 5 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete i diarie- och ärendehanteringssystem.
• Minst 5 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete i projekt- och dokumenthanteringssystem.
• Dokumenterad utbildning inom GDPR, ej äldre än 3 år.
• Minst 5 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att leda ett team om minst 3 personer.

Meriterande krav

• Dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete enligt en dokumenthanteringsplan i ett större program/projekt med en budget om minst 500 MSEK.
• Dokumenterad utbildning i projektmetodik, t.ex. PPS, IPMA eller PMI.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.