Avdelningsadministratör till Quest Consulting

Uppdragsbeskrivning:

Uppdraget omfattar att vara administratör/assistent åt avdelningschef samt ett antal sektions- och enhetschefer inom en teknisk/operativ avdelning. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och sektioner.

Rollen är central för att säkerställa att avdelningens verksamhet fungerar smidigt, med särskilt fokus på att avlasta cheferna samt upprätthålla struktur och ordning i administrativa system och uppgifter.

Administratören behöver självständigt och med stort eget ansvar arbeta tillsammans med avdelnings-, sektions- och enhetschefer för att avlasta dem i deras dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.

Arbetsuppgifter

1. Administrativt stöd till chefer

• Kalenderhantering och mötesbokningar
• Förberedelse av mötesmaterial och presentationer
• Administrativ hantering och samordning av underlag och beslut avseende medarbetare och konsulter
• Uppdatering av interna informationssidor

2. Personaladministration

• Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter
• Beställning av utrustning, behörigheter och accesser
• Hantering av semesterlistor
• Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

3. Ekonomi och inköp

• Inköp av material, utrustning och tjänster
• Sammanställning av enklare ekonomisk rapportering
• Fakturahantering och kontering vid behov

4. Mötes- och eventkoordinering

• Planering av interna möten, workshops och konferenser
• Bokning av lokaler, teknik och catering
• Skapa agendor och skriva protokoll vid behov
• Administrativt stöd till avdelningens ledningsgrupp (planera årshjul, agendor, dokumentation, gästinbjudningar, uppföljning av actions)

5. Kommunikation och dokumentation

• Uppdatering av internt informationsmaterial och presentationsunderlag
• Skriva enklare beslutsunderlag
• Dokumenthantering i filsystem och samarbetsplattformar samt diarieföring
• Skapa och uppdatera rutiner inom det egna ansvarsområdet
• Samverkan med administratörsnätverk

Obligatoriska krav

• Minst ett års eftergymnasial utbildning inom t.ex. ekonomi, HR eller administration.
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet som administratör med uppgifter såsom:
  • Dokumentation, uppföljning och rapportering
  • Mötes-, konferens- och resebokningar
  • Protokollskrivning
  • Planering av möten och workshops
  • On-/offboarding av medarbetare och konsulter
  • Beställningar (t.ex. catering, kontorsmaterial, IT)
• Minst 3 års erfarenhet av MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Minst 3 års erfarenhet av dokumentation från ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten.

Meriterande krav

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal, minst 1 referensuppdrag ska anges.
• Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.