Projektadministratör till Quest Consulting

Uppdragsbeskrivning

Vi söker nu en grupp- eller projektadministratör som kan stötta verksamheten med projektövergripande administrativa uppgifter. Rollen innebär att avlasta befintliga administratörer och projektingenjörer samt bidra till struktur och effektivitet i det dagliga arbetet. Administratören fungerar som en central kontaktpunkt med många kontaktytor, både internt och externt. Du bidrar till att skapa ordning och goda arbetsflöden samt har förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt.

Organisationen står inför stora pågående och kommande investeringar inom kollektivtrafiken och har därför bildat en grupp som ansvarar för att leda och hantera projekt inom flera trafikslag. Gruppen ingår i en sektion som arbetar med projekt kopplade till fordon, terminaler och bytespunkter och är en del av avdelningen för investeringsprojekt, som ansvarar för att genomföra organisationens projekt och program.

Gruppen har ansvar för flera större satsningar, bland annat nya depåer, terminaler, elektrifiering och andra infrastrukturrelaterade projekt.

Du är ansvarsfull, självgående och serviceinriktad. Du trivs med varierade administrativa uppgifter och har förmåga att skapa struktur även när tempot är högt. Du kommunicerar tydligt, samarbetar gärna med andra och bidrar till ett positivt arbetsklimat.

Vi ser gärna att du har ett intresse för samhällsutveckling och vill fortsätta växa i din roll som administratör.

Arbetsuppgifter

• Ansvara för registreringar och behörighetsadministration i olika interna system
• Stötta projekten med diarieföring och dokumenthantering
• Hantera och uppdatera strukturer i digitala arkiv och dokumenthanteringssystem
• Vara behjälplig med administrativa delar av projektavslut, t.ex. överlämningsdokumentation
• Hantera fakturor, uppföljning av budget och avtal i relevanta system
• Administrera konsultuppdrag, avrop och förlängningar
• Stötta onboarding av nya resurser, inklusive beställning av behörigheter och utrustning

Arbetet kan vara händelsestyrt, vilket ställer krav på flexibilitet och god samarbetsförmåga.

Obligatoriska krav

• Gymnasieexamen med godkänt slutbetyg.
• Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Behöver ej vara sammanhängande.
• Minst 5 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter.
• Minst 4 års erfarenhet av fakturahantering (kontering).
• Dokumenterad erfarenhet av diarieföring, arkivering, dokumenthantering, ärendehantering eller mötesadministration (t.ex protokoll, kallelser, agenda) från minst 3 uppdrag.

Mervärdeskrav

• Erfarenhet från minst 3 uppdrag som projekt- eller programadministratör.
• Erfarenhet från minst 3 uppdrag av administrativt arbete inom offentlig sektor.
• Minst 3 års erfarenhet av Agresso, Antura, Avima, EDIT eller liknande ekonomi-, dokumenthantering- eller system för diarieföring.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.